På et kursus er kaffepauserne

bedst!

Hver dag, landet over, gennemføres det ene seminar, workshop, kursus og møde, efter det andet. Deltagerne sidder typisk stille i rækker eller i en stor hestesko og lytter. Meget lidt interaktion, meget lidt engagement og meget lidt nerve... bortset fra i pauserne naturligvis. Her er der endelig tid til, at tale med ens kolleger, eller nogle af de andre deltagere, om det der i virkeligheden er vigtigt.

Denne forskel i engagementet oplevede Harrison Owen adskillige gange, som arrangør af konferencer og seminarer. Døde sildeøjne ved mødebordet under seminaret, og liv og glæde i kaffepausen. Han tog derfor konsekvensen og skabte i 1980érne en mødeform, hvor ”kaffepauserne” var det centrale. Vi kender det i dag som Open Space.

Virksomheden Gramex kastede sig ud i en Open Space i november 2007. Anette K. Corneliussen, som er HR chef og afdelingsleder i Gramex udtaler, at ”det var forbløffende at se engagement, glød og diskussionslyst i den grad blot ved det simple greb, at alle måtte komme med det emne, de synes var mest vigtigt”.

Hele ideen består i, at tage fat i de emner, som er vigtigst i dagligdagen. Grundholdningen er, at deltagerne i Open Space vil bidrage effektivt og med energi i udarbejdelsen af en løsning, hvis problemet er klart og vedkommende for dem. Der skal være en åben plads til at organisere arbejde selv, og en enkel struktur. Alle skal have mulighed for at påvirke dagsordenen og resultatet, og alle er inviteret til medbestemmelse. En mulighed og frihed, som føles med deltagerens ansvar for resultatet.

For ledelsen i Gramex var Anette´s oplevelse, at “vi havde et ønske, om at involvere alle medarbejdere i beslutningen om, hvilke emner vi skulle arbejde med på personaleseminaret”, og hun fortsætter. “Ledelsens vigtigste opgave bestod i, at vi turde give slip på kontrollen og give plads til det engagement, der åbenbarede sig blandt medarbejderne” Det er dette engagement og denne iver, der er kendetegnende for metoden. Jeg vil ikke her beskrive metoden trin for trin men pointere, at der er nogle grundlæggende principper, som giver deltagerne en frihed og processen en fleksibilitet, som andre metoder ikke rummer.

“Emnerne var karakteriseret ved, at være stærkt relevante for både den enkelte medarbejder og organisationen som helhed. Grupperne var kompetente og beslutningsdygtige, og alle havde selv valgt, hvad de ville arbejde med. Det gav en fantastisk energi og arbejdslyst til alle grupper. Efterfølgende har der ligeledes været stort og bredt engagement til, at følge op på de beslutninger, der blev truffet på seminaret.” fortæller Anette.

Det er ikke ledelsens emner... vær glad for det

Det ses ofte, at de emner gruppen vælger ikke nødvendigvis er de emner, som ledelsen ville vælge. Kan ledelsen acceptere dette, får de til gengæld en oplevelse af, hvad der virkelig fylder for medarbejdergruppen. Eller som en leder fra Gramex kommenterede midt i forløbet. ”Nu kører det virkelig. De ved hvad de vil, og der bliver prioriteret og truffet beslutninger, som alle bakker op om.” Beslutningerne blev vel at mærke fulgt op fra første arbejdsdag efter seminaret. Fordelen er netop, at der tages fat i det der er vigtigt, der udarbejdes handlingsplan, og løsningen kan implementeres med det samme.

Holdes Open Space over en dag er en god analyse resultatet, og handling kan så planlægges ud fra dette. Holdes Open Space over to dage, er der mulighed for at prioritere og udarbejde handlingsplaner, og hvis Open Space holdes over 3 dage, bliver der også tid til refleksion og finpudsning af planer eller at starte implementeringen. Dette er dog afhængig af den kompleksitet der ligger i problemstillingerne. Open Space egner sig til grupper fra ca.15 personer og opefter. Det kan fint lade sig gøre, at arbejde med over 1000 personer.

”Jeg var hel høj, da jeg tog hjem. Jeg har været med til en del personaleseminarer, og der er altid nogle der arbejder mere end andre. Denne gang deltog alle – uden undtagelse, med stort engagement og iver” slutter Anette af..